I. Việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
1. Việc phổ biến, quán triệt các văn bản của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ:
Sở LĐTBXH đã thực hiện việc phổ biến, quán triệt các văn bản của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ tới các phòng, ban, chuyên môn và các đơn vị trực thuộc Sở thông qua các hội nghị tập huấn, lồng ghép phổ biến tại các cuộc họp, giao ban, sinh hoạt chi bộ và tuyên truyền trên cổng thông tin điện tử của Sở.
2. Công tác tổ chức, nhân sự làm văn thư, lưu trữ tại cơ quan Sở:
Hiện tại, Sở LĐTBXH bố trí 01 nhân viên hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ Đại học chuyên ngành khác, chưa được đào tạo về chuyên ngành văn thư, lưu trữ; nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được hưởng chế độ phụ cấp độc hại; công tác đào tạo, bồi dưỡng đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế, chưa được tập huấn thường xuyên.
3. Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:
Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Trung ương, của Tỉnh và Sở Nội vụ về quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Sở LĐTBXH đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở. Cụ thể, Sở LĐTBXH đã xây dựng và ban hành: Quyết định số 197/QĐ-LĐTBXH ngày 25/7/2016 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Hà Nam; Kế hoạch số 45/KH-LĐTBXH ngày 22/3/2016 triển khai thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2016; Kế hoạch số 19/KH-LĐTBXH ngày 22/ 02/2017 về công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2017.
4. Thực hiện nghiệp vụ văn thư:
- Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Sở: Về thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 10/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Việc quản lý văn bản đi, đến của Sở LĐTBXH được tập trung tại Văn thư của cơ quan, thực hiện song song hai hình thức mở sổ tiếp nhận, theo dõi, quản lý văn bản đi, văn bản đến và thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản qua hệ thống mạng.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Sở phân công cán bộ quản lý con dấu theo đúng quy định, cam kết trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước, đến nay chưa xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.
5. Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ:
Hiện tại Sở bố trí 02 kho lưu trữ tạm thời với tổng diện tích khoảng 30 m2 để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Sở. Trong đó:
- 01 kho để lưu trữ hồ sơ người có công với cách mạng được trang bị tương đối đầy đủ về trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: Giá, hộp, cặp đựng tài liệu, điều hòa, quạt điện, bình chữa cháy. Tài liệu được sắp xếp lên giá khoa học, ngăn nắp.
- 01 kho để lưu trữ tài liệu hành chính của các phòng, ban khác trong cơ quan, chưa có các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, tài liệu hiện đang trong tình trạng tích đống, bó gói chưa được chỉnh lý, bảo quản theo quy định của Luật lưu trữ số 01/2001/QH13 ngày 24/8/2011.
- Công tác tra cứu, tìm kiếm, khai thác thông tin phục vụ cho công tác chuyên môn diễn ra thường xuyên tại các phòng, ban của Sở.
6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ:
Sở đã thực hiện ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Sở Thông tin và truyền thông triển khai để tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến, tra cứu khai thác tài liệu trên cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng hộp thư điện tử để gửi nhận văn bản và trao đổi công việc.
7. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ:
Sở đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng tháng, quý, năm về công tác văn thư lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
8. Việc bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ:
Hàng năm, Sở chưa thực hiện việc bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.
II. Tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan chuyên môn:
1. Số lượng các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở:
Cơ quan Sở LĐTBXH gồm:
- Lãnh đạo Sở: Giám đốc, 03 Phó Giám đốc.
- 10 đơn vị thuộc Sở: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Người có công, Phòng Việc làm - An toàn lao động, Phòng Dạy nghề, Phòng Bảo trợ xã hội, Phòng Bảo vệ, chăm sóc trẻ em và bình đẳng giới, Phòng Lao động - Tiền lương - Bảo hiểm xã hội, Chi cục Phòng, chống tệ nạn xã hội.
- 06 đơn vị trực thuộc Sở: Trường Cao đẳng nghề Hà Nam, Trường Trung cấp nghề công nghệ Hà Nam, Trung tâm Điều trị nghiện ma túy và PHCNTT, Trung tâm Nuôi dưỡng TBB nặng và điều dưỡng NCC, Trung tâm Dịch vụ việc làm, Trung tâm Công tác xã hội.
2. Việc thực hiện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị thuộc và trực thuộc Sở:
Ngày 10/5/2016, UBND tỉnh Hà Nam đã ban hành Quyết định số 11/2016/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở LĐTBXH.
Giám đốc Sở LĐTBXH đã ban hành: Quyết định số 93/QĐ-LĐTBXH về việc Quy định chức năng nhiệm vụ các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở LĐTBXH; Quyết định số 200/QĐ-LĐTBXH ngày 29/7/2016 về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở LĐTBXH tỉnh Hà Nam.
Giám đốc Sở LĐTBXH đã ban hành các Quyết định về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức đối với các đơn vị: Trung tâm Điều trị nghiện ma túy và PHCNTT (Quyết định số 138/QĐ-LĐTBXH ngày 05/7/2016), Trung tâm Nuôi dưỡng TBB nặng và điều dưỡng NCC (Quyết định số 310/QĐ-LĐTBXH ngày 05/7/2016), Trung tâm Dịch vụ việc làm (Quyết định số 136/QĐ-SLĐTBXH ngày 05/7/2016), Trung tâm Công tác xã hội (Quyết định số 137/QĐ-SLĐTBXH ngày 05/7/2016). UBND tỉnh đã phê duyệt Điều lệ hoạt động đối với trường Cao đẳng nghề Hà Nam và Trường Trung cấp nghề Công nghệ Hà Nam.
3. Tình hình sử dụng và quản lý biên chế của đơn vị được UBND tỉnh giao hàng năm để thực hiện chức năng, nhiệm vụ:
a) Tổng số biên chế được giao năm 2016: 319 người (54 công chức + 265 chỉ tiêu sự nghiệp).
b) Tổng số công chức và lao động hợp đồng hiện có đến ngày 31/3/2017: 353 người (46 công chức + 158 viên chức + 42 HĐ68 + 95 HĐ xác định thời hạn 12 tháng + 12 HĐ không xác định thời hạn), cụ thể:
* Tại các phòng, ban, chi cục của Sở là 54 người. Trong đó:
- Công chức: 46 người. (04 lãnh đạo Sở, 19 lãnh đạo cấp phòng, 23 công chức chuyên môn).
- Hợp đồng lao động: 08 người. Cụ thể:
+ Hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ: 03 người. (02 lái xe và 01 sửa chữa, bảo trì hệ thống cấp điện, cấp nước của cơ quan)
+ Hợp đồng lao động khác: 05 người. Trong đó 02 HĐ xác định thời hạn 12 tháng làm nhiệm vụ tại các phòng của Sở (01 HĐ làm nhiệm vụ văn thư tại văn phòng, 01 HĐ tại Phòng Việc làm-ATLĐ), 02 HĐ xác định thời hạn 12 tháng làm nhiệm vụ bảo vệ, 01 HĐ xác định thời hạn 12 tháng làm nhiệm vụ tạp vụ.
* Tổng số viên chức và lao động hợp đồng tại các đơn vị sự nghiệp hiện có là: 299 người. Trong đó: 158 viên chức, 39 HĐ68, 102 HĐ khác (12 HĐ không xác định thời hạn, 90 HĐ xác định thời hạn 12 tháng)
c) Sở đã giao chỉ tiêu biên chế sự nghiệp cho các đơn vị trực thuộc Sở tại các quyết định số 71/QĐ-LĐTBXH, 72/QĐ-LĐTBXH, 73/QĐ-LĐTBXH, 74/QĐ-LĐTBXH, 75/QĐ-LĐTBXH, 76/QĐ-LĐTBXH ngày 30/5/2016.
