Cụ thể, Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tỉnh chủ trì phối hợp với UBND ở đơn vị bầu cử tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri cho những người ứng cử đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Thành phần tham dự hội nghị tiếp xúc cử tri gồm đại diện các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cử tri ở địa phương.
Trường hợp đặc biệt, do điều kiện khách quan mà Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tỉnh không thể trực tiếp chủ trì hội nghị tiếp xúc cử tri ở đơn vị bầu cử nào thì phải có văn bản đề nghị Chủ tịch Ủy ban MTTQ cấp huyện chủ trì, tuy nhiên Ban Thường trực Ủy ban MTTQ cấp tỉnh vẫn phải cử cán bộ của mình tham dự hội nghị tiếp xúc nhằm chủ động nắm tình hình, bảo đảm cho hội nghị tiếp xúc cử tri vận động bầu cử được thực hiện an toàn, đúng luật. Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp huyện, cấp xã chủ trì phối hợp với Ủy ban nhân dân cùng cấp tại đơn vị bầu cử tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri cho những người ứng cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp mình.
Cũng theo văn bản này, Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri cần phối hợp với Ủy ban nhân dân xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri; thông báo kịp thời bằng văn bản ít nhất trước 7 ngày cho những người ứng cử về thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị để người ứng cử chủ động sắp xếp thời gian, liên hệ với địa phương đến dự; tổ chức hội nghị để đại diện UBND cùng cấp thông báo với những người ứng cử những nội dung cơ bản về tình hình kinh tế-xã hội ở địa phương để người ứng cử xây dựng, dự kiến chương trình hành động của mình trước khi tổ chức các hội nghị tiếp xúc cử tri.
Trong trường hợp người ứng cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND cấp tỉnh có nhu cầu nghe UBND cấp huyện thuộc đơn vị bầu cử của mình giới thiệu về tình hình kinh tế-xã hội của các huyện, thị xã, thành phố thì cần tổ chức để UBND các đơn vị bầu cử này báo cáo cho người ứng cử nghe.
Việc tổ chức tuyên truyền phải bằng các hình thức phù hợp, bảo đảm công bằng giữa những người ứng cử để cử tri và nhân dân nơi tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri có điều kiện hiểu rõ hơn về người ứng cử đại biểu Quốc hội, người ứng cử đại biểu HĐND. Người ứng cử có thể gửi Chương trình hành động của mình cho các cử tri dự hội nghị tiếp xúc.
Trong quá trình chủ trì điều hành hội nghị, Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tổ chức Hội nghị tiếp xúc cử tri cần chú ý tạo không khí dân chủ, cởi mở; tránh gò ép nhưng cũng không trao đổi vượt ra ngoài mục đích, yêu cầu của hội nghị gặp gỡ, tiếp xúc.
Việc tổ chức hội nghị tiếp xúc cử tri cần bảo đảm để người ứng cử có điều kiện tiếp xúc rộng rãi với đại diện cử tri ở các xã, phường, thị trấn… thuộc đơn vị bầu cử. Số lượng cuộc tiếp xúc cử tri cần có sự thống nhất giữa Ban Thường trực Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp tổ chức Hội nghị tiếp xúc cử tri với Ủy ban bầu cử cùng cấp, trên cơ sở đó thông báo cho người ứng cử để có sự chủ động trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện.
Thời gian tổ chức các hội nghị tiếp xúc cử tri để người ứng cử vận động bầu cử được tiến hành từ ngày công bố danh sách chính thức những người ứng cử (ngày 27/4/2016) và kết thúc trước thời điểm bắt đầu bỏ phiếu 24 giờ (trước 7h ngày 21/5/2016).
