Skip Ribbon Commands
Skip to main content

Thủ tục Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Thủ tục hành chính Lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ  
Thủ tục Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Trình tự thực hiện

 

a) Thủ tục cấp bản sao

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phê duyệt.

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu.

b) Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Cách thức thực hiện: Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ:

- Đối với cấp bản sao gồm:

+ Phiếu yêu cầu sao tài liệu (tải mẫu);

+ Bản lưu bản sao tài liệu.

- Đối với cấp bản chứng thực tài liệu gồm:

+ Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

+ Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

Thời hạn giải quyết: 09 ngày làm việc (Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ).

Đối tượng thực hiện TTHC: Các cá nhân, cơ quan và tổ chức cấp địa phương.                                                             

Cơ quan thực hiện TTHC: Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thuộc Chi Cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh.

Kết quả của việc thực hiện TTHC: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.              

Phí, lệ phí: Thực hiện thu lệ phí theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.                  Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Phiếu yêu cầu sao tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Căn cứ pháp lý của TTHC

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

- Thực hiện thu lệ phí theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.